SENCILLEZ

Imagine a un vigilante que lleve a cabo su ronda diaria con un cuaderno que utiliza cada vez que pasa por un punto de control concreto. Deberá anotar cada incidente, describir las dificultades con las que se encuentre o hacer recomendaciones para mejorar la seguridad de la zona que patrulla. También puede ser que exista un cuaderno de incidentes, un formulario en papel que el vigilante deberá rellenar durante la ronda, por lo que tardará más en registrar la experiencia. Si todos los vigilantes siguieran el mismo procedimiento, se utilizarían cantidades ingentes de papel, el personal responsable debería examinar numerosos cuadernos y se acumularía mucho trabajo adicional para evaluar o consolidar la información de las distintas fuentes.

¿DEMASIADO TRABAJO Y PAPELEO?

El software para control de rondas de vigilancia lo simplifica todo.. Sin necesidad de cuadernos personales ni de conservar los datos en papel. Los vigilantes envían los informes con solo tocar un botón del smartphone o un dispositivo robusto y el centro de control recibe la información automáticamente. Lo único que tienen que hacer es escanear algunos puntos de control y utilizar una sencilla interfaz para describir toda la actividad. Asimismo, podrían programar las actividades y rondas de vigilancia y gestionar todo el trabajo mediante un dispositivo móvil. Sin necesidad de rellenar cuadernos ni describir incidencias y sin tener que llevar los cuadernos al centro de control para su revisión y posterior devolución. El centro de cualquier tarea diaria es la sencillez; el software de control de rondas de vigilancia elimina el papeleo y reduce el tiempo de trabajo, con lo que las empresas, supervisores y vigilantes pueden concentrarse en los aspectos más importantes de su trabajo.

RENDICIÓN DE CUENTAS

La vida diaria conlleva una enorme cantidad de datos y números. Necesitamos datos e información para analizar procesos, tomar decisiones, visualizar problemas y proponer soluciones. Ninguna empresa u organización podría sobrevivir hoy en día sin recopilar y analizar los datos y utilizarlos para costear soluciones y gestionar el flujo de trabajo.

Por lo que respecta al sector de la vigilancia de seguridad, cuando las rondas de vigilancia se llevan a cabo sin ningún sistema (ya sea mediante detectores de mano o basados en la nube) hay un gran problema:

CÓMO ELIMINAR EL PAPELEO

Es imposible llevar un registro exhaustivo de los procesos de trabajo sin utilizar sistemas informáticos que automaticen los procesos y eliminen el papeleo. Aunque existen normas estrictas para la entrega y recopilación de informes y otros documentos necesarios, no existe ningún método fiable para hacer el seguimiento y gestionar el proceso completo sin perder información o un tiempo valioso. En cualquier fase del proceso de vigilancia pueden surgir determinadas dudas, tales como:

  - ¿A qué hora exacta ha hecho la ronda un vigilante?

  - ¿Cuántos puntos de control ha omitido? ¿Por qué?

  - ¿Hay alguna inspección que no se mencione en los informes en papel?

  - ¿Cuáles son los intervalos de tiempo exactos en los que un vigilante de seguridad ha escaneado los puntos de control?

  - ¿Se entregan los informes en el plazo establecido?

  - ¿Cómo se supervisa una ronda de vigilancia programada sin que surjan dudas con respecto a la fiabilidad?

  - ¿Con qué facilidad podrían buscarse rondas y patrullas de vigilancia que se llevaron a cabo hace seis meses?

  - ¿Qué ocurre en caso de que se estropee un dispositivo (por ejemplo, discos duros o memorias USB) o se pierda un fichero?

Todas estas cuestiones pueden plantear problemas. Evidentemente, es imposible rendir cuentas. Sin embargo, aunque lo sea, los datos obtenidos no son nada fiables, y además se necesita demasiado tiempo para indexar, grabar, registrar y buscar los documentos e informes.

UTILIZAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DE RONDAS DE VIGILANCIA

La rendición de cuentas es el segundo motivo principal por el que es necesario disponer de un sistema de gestión de rondas de vigilancia. Todos los datos pueden almacenarse en bases de datos seguras y recuperarse en cualquier momento y desde cualquier ubicación (si se trata de un sistema en la nube). Podrá llevar el control de las actividades, organizar horarios y crear huellas digitales de los vigilantes para garantizar que las rondas de vigilancia se llevan a cabo del modo y en el plazo adecuados. Con la implantación de un sistema informático para el control de rondas de vigilancia que satisfaga sus necesidades cotidianas, añadirá valor a su trabajo. Asimismo, se simplificarán la rendición de cuentas y la gestión de documentación al suprimir tareas arduas y complicadas.

«EN EL CAOS ESTÁ LA SENCILLEZ»
 

Una de sus preocupaciones más inmediatas debe ser la mejora de las rondas de vigilancia mediante un sistema informático de control actualizado. Deje de perder tiempo con lápiz y papel, información poco fiable y procesos complicados. Los sistemas de gestión de rondas de vigilancia son fáciles de utilizar y ofrecen documentación sencilla y una rendición de cuentas a gran escala.

MANTENGA REGISTROS HISTÓRICOS

Un sistema de gestión de rondas de vigilancia le ayudará a obtener datos históricos adecuados de todas las patrullas ejecutadas en intervalos de tiempo específicos. Se registran todas las rondas y los datos están disponibles en bases de datos seguras. Los responsables ya no necesitarán conservar los datos en archivos y carpetas, sino que podrán efectuar búsquedas sencillas en el ordenador y encontrar cualquier información de las rondas de vigilancia, intervalos de tiempo, imágenes y archivos de audio relacionadas con las patrullas, firmas de vigilantes y notas digitales. La localización rápida de los datos es crucial para el control del presupuesto y para eliminar ambigüedades con respecto a la fiabilidad de los vigilantes y la duración de las patrullas.

Un sistema de gestión de rondas de vigilancia almacena los datos de todas las rondas de vigilancia efectuadas. Toda la información de una patrulla específica se registra y comunica en el momento en que se lleva a cabo la inspección de una zona. Los datos precisos en tiempo real proporcionan información inequívoca de todo lo relacionado con una ronda de vigilancia, tales como posibles incidentes y actividades de los vigilantes.

FIABILIDAD

Imagine que asigna unas patrullas específicas a los vigilantes y programa sus rondas de vigilancia diarias. ¿Cómo puede asegurarse de que los vigilantes llevan a cabo todas las patrullas y garantizar su desempeño de cara a sus clientes?

DISIPE CUALQUIER DUDA SOBRE LAS PATRULLAS

Para sacar lo mejor de los vigilantes de seguridad, es fundamental poder garantizar que llevan a cabo las rondas de vigilancia con arreglo a un procedimiento bien definido. Durante las patrullas, los vigilantes pueden trabajar totalmente solos y con muy poca supervisión, incluso ninguna en algunos casos (p. ej., los trabajadores solitarios). En algunas ocasiones, pueden decidir quedarse en sus puestos en lugar de patrullar según la programación predefinida. Esto resulta especialmente tentador cuando hace mal tiempo y las rondas de vigilancia deben hacerse con niebla o lluvia, frío o nieve. Incluso si llevan a cabo las patrullas, puede haber algunos tramos de difícil acceso por los que los vigilantes prefieran pasar de largo o dejarlos para otro día o momento.

SUPERVISE LAS RONDAS DE VIGILANCIA

Un sistema de gestión de rondas de vigilancia sirve para enviar a los vigilantes el sencillo mensaje de que usted se preocupa por cómo se llevan a cabo las patrullas, lo que puede dar lugar a un desempeño mucho mejor, un aumento de la profesionalidad y una actitud excepcional. La instalación y configuración de un sistema de gestión de rondas de vigilancia servirá habitualmente para confirmar que el rendimiento de algunos vigilantes está por debajo de lo esperado y para distinguir a los vigilantes en quienes se puede confiar y que están dispuestos a secundar sus esfuerzos para mejorar el estado de la seguridad y sus servicios.

Con un sistema de gestión de rondas de vigilancia se resuelve este problema, ya que está diseñado para registrar la actividad de los vigilantes y verificar que cubren todas sus zonas.

PLANIFICAR ADECUADAMENTE

Cuando planifique su estrategia con respecto a la programación de las rondas de vigilancia, deberá responder a algunas preguntas iniciales:

  - ¿Qué vigilante se responsabilizará de cada zona de seguridad?

  - ¿Se responsabilizará un vigilante de una zona concreta, o se le asignará una ronda distinta cada día?

  - ¿Qué método se utilizará para hacer el seguimiento de los problemas y los avisos relacionados con la seguridad?

  - ¿Cómo puede asegurarse de qué actividades desempeñan sus vigilantes y del momento exacto de las patrullas?

  - ¿Cómo rastreará su ubicación y asegurará el cumplimiento adecuado de sus tareas?

  - ¿Cuándo se llevará a cabo cada ronda de vigilancia y con qué frecuencia?

  - ¿Se ceñirán los vigilantes a una programación predefinida, o harán las rondas cuando ellos decidan?

La mayor parte de estas preguntas no pueden responderse si no se dispone de un sistema automatizado. Los sistemas de gestión de rondas de vigilancia ofrecen una solución constante que integra tecnología y permite a los responsables del control de las rondas de vigilancia elaborar una planificación completa para su empresa.

CONTROL MEDIANTE GPS

El GPS es lo primero que viene a la cabeza cuando se necesita rastrear y asegurar una posición. Se trata de un elemento fundamental de las rondas de vigilancia, no solo para garantizar que los vigilantes las están llevando a cabo, sino también para protegerlos y aumentar el nivel de su propia seguridad.

La capacidad de gestionar a los vigilantes a distancia y de garantizar que están haciendo la ronda y están protegidos es el factor más importante de cualquier software de gestión de rondas de vigilancia actualizado. Forma parte integrante del plan de supervisión de rondas de vigilancia. La integración del GPS en las rondas de vigilancia supone una mayor fiabilidad para usted y sus clientes, una mayor eficacia y un mayor nivel de seguridad.

SEGUIMIENTO EN TIEMPO REAL

Uno de los parámetros más complicados en cualquier software es permitir llevar a cabo acciones en tiempo real a los administradores y usuarios. Los sistemas de gestión de rondas de vigilancia no son una excepción. El aspecto más atrayente de un sistema de gestión de rondas inteligente reside en la gestión de las zonas y vigilantes en tiempo real.

¿NO UTILIZA UN SISTEMA DE GESTIÓN DE RONDAS DE VIGILANCIA?

Hace relativamente poco tiempo, resultaba imposible llevar el control de las actividades de los vigilantes o elaborar informes de patrullas en tiempo real. Los vigilantes registraban sus actividades en un cuaderno e informaban a la oficina por fax o correo electrónico, o bien acudían allí para informar a los supervisores.

SISTEMAS DE GESTIÓN DE RONDAS MEDIANTE DETECTORES DE MANO

Ni siquiera los sistemas de gestión de rondas de vigilancia modernos a partir de dispositivos robustos (detectores) pueden ofrecer datos en tiempo real. En este caso, los vigilantes tienen dos opciones:

  Grabar las acciones mediante el dispositivo robusto, que posee una memoria flash, y enviar esta al centro de control.

  O que alguien acuda al centro donde se guarde el dispositivo para descargar los datos a un dispositivo de almacenamiento externo (p. ej., una memoria flash). El siguiente paso es descargar los datos de la memoria flash a un ordenador para su posterior tratamiento y elaboración de informes.

Evidentemente, en ambos casos será necesario que alguien lleve a cabo las tareas mencionadas con periodicidad casi diaria, lo que supone costes adicionales para la empresa y el riesgo de perder datos. Como consecuencia, necesitarán disponer de un plan de copias de seguridad específico. Asimismo, la ausencia de control en tiempo real da lugar a que se dejen de hacer patrullas y a problemas de fiabilidad con respecto al momento exacto en que se lleva a cabo una patrulla.

SISTEMAS DE GESTIÓN DE RONDAS EN LA NUBE

Afortunadamente, la irrupción de Internet ha cambiado el modo en que se llevan a cabo las patrullas y elimina la ambigüedad gracias a la aparición de sistemas de gestión de rondas de vigilancia que obtienen y ponen a disposición los datos en tiempo real. Con una conexión inalámbrica o GSM se pueden transmitir instantáneamente informes de incidentes y actualizaciones en tiempo real de la posición, situación y actividad de los vigilantes.

INVIERTA EN LA FELICIDAD DE SUS CLIENTES

INFÓRMELOS EN TIEMPO REAL

Los clientes ya pueden supervisar a los trabajadores solitarios y vigilantes a través del teléfono móvil, en tiempo real y desde donde estén (desde la oficina, su domicilio o incluso cuando se encuentren en viaje de negocios en el extranjero). Podrán acceder a una aplicación web del mismo modo en que navegan por una página en Internet. Podrán elaborar, analizar, editar o compartir informes con todo el mundo en un instante. Al fin y al cabo, la clave está en la eficacia, y un sistema de gestión de rondas de vigilancia que incorpore funcionalidad en tiempo real le ayudará a mantener el control de la llave que le abrirá la puerta a su propia historia de éxito.

CONTROL DE PRESUPUESTO

En cualquier empresa, los recursos son lo más importante. La prioridad inicial para poner en marcha una empresa en el sector de la seguridad es invertir en personas y equipos. Sin embargo, hay que tener en cuenta dos aspectos opuestos entre sí:

LOS RECURSOS SON NECESARIOS PARA LLEVAR A CABO LAS RONDAS DE VIGILANCIA, PERO CUESTAN DINERO

Así de sencillo. Los vigilantes de seguridad son los activos más valiosos para llevar a cabo rondas de vigilancia, proteger áreas de interés y supervisar todas las zonas de un modo eficaz. Deben contar con todos los elementos y dispositivos necesarios que faciliten su trabajo diario y mejoren su rendimiento, pero los recursos no son gratuitos. Por tanto, es lógico que todas las empresas busquen la manera de reducir sus gastos diarios. Por ejemplo, los siguientes recursos son una fuente habitual de gastos muy elevados para el funcionamiento de una empresa:

  - Gastos de transporte durante las rondas de vigilancia

  - Equipos

  - Inspecciones adicionales para verificar la fiabilidad de los vigilantes

  - Tareas administrativas repetitivas

  - Demasiadas tareas arduas - Menos tiempo significa más dinero

  - Obtención y análisis de datos

DIGA ADIÓS A LAS TAREAS ARDUAS AL INVERTIR EN UN SISTEMA DE GESTIÓN DE RONDAS DE VIGILANCIA

Obviamente, los sistemas de gestión de rondas de vigilancia se han diseñado para reducir o incluso suprimir los costes mencionados anteriormente. Dicho de otro modo, estos sistemas evitan que una empresa incurra en gastos de transporte excesivos para verificar que las patrullas se están llevando a cabo del modo adecuado. Podrá reducir el tiempo invertido en tareas de gestión repetitivas día tras día y permitir a las empresas gestionar a distancia los activos de sus clientes con independencia de dónde se encuentren. Los responsables que gestionan rondas de vigilancia podrán recopilar datos con solo pulsar algunas teclas del ordenador y elaborar informes con rapidez y en tiempo real.

Cada ronda de vigilancia se verifica sin coste adicional, mientras que el equipo necesario para llevarla a cabo se reduce a un sencillo smartphone. Como resultado, se dispone de mucho más tiempo para desarrollar y mejorar servicios.

GESTIONE A DISTANCIA

Uno de los principales objetivos de un sistema de gestión de rondas de vigilancia es liberar a los jefes de seguridad del arduo proceso de asignar tareas y supervisar distintas zonas simultáneamente. El jefe de seguridad es quien decide desde la oficina qué vigilantes van a participar en una ronda de vigilancia, quién va a patrullar y cuándo, dónde se deben ubicar los puntos de control y si se han escaneado adecuadamente o se han saltado. El responsable planifica las rondas de vigilancia conforme a las normas correspondientes que garantizan la seguridad de todos los activos.

Para las empresas de seguridad (especialmente, las que cuentan con decenas o incluso cientos de vigilantes) es fundamental poder gestionar numerosas zonas en todo el mundo al mismo tiempo y sin problemas de comunicación. Por ejemplo, un jefe de seguridad de Boston debe poder supervisar una ronda de vigilancia en Seattle, luego verificar la posición de un vigilante en Detroit y, por último, garantizar que los vigilantes de la filial de Londres hayan escaneado todos los puntos de control.

Los sistemas de gestión de rondas de vigilancia, especialmente los que se encuentran en la nube, resuelven este problema, ya que ofrecen la interoperabilidad de los datos y una gestión y comunicación globales.

MEJORE LA SEGURIDAD DE LOS VIGILANTES

Los empleados problemáticos perjudican la productividad y la eficacia. Por tanto, debe poder supervisar su actividad y distinguir entre los empleados honestos y los que crean problemas o hacen trampa.

Aunque no solo se trata de confianza y fiabilidad. Un sistema de gestión de rondas de vigilancia no es un espía pegado a un vigilante ni un gran hermano que controla el trabajo diario de un vigilante. Sin embargo, su uso sí que envía un potente mensaje a los trabajadores:

AHORA, LOS VIGILANTES ESTÁN MÁS PROTEGIDOS QUE NUNCA

Totalmente cierto. En caso de emergencia, los vigilantes deben actuar según su criterio. No disponen de tiempo para informar al personal responsable o tal vez la situación de peligro no les deje tiempo para pensar. Un sistema de gestión de rondas de vigilancia ofrece la funcionalidad única de enviar mensajes de socorro inmediatos con tan solo pulsar un botón del o dispositivo robusto. De este modo, se puede enviar más vigilantes a la zona en tiempo real para hacer frente a la amenaza. Asimismo, los vigilantes pueden grabar sonido o adjuntar imágenes, con lo que los responsables podrán enviar mensajes a los vigilantes o tener una perspectiva más clara del peligro desde la oficina.

Si bien los sistemas de gestión de rondas de vigilancia se han diseñado para proteger a los empleados, con frecuencia los vigilantes se muestran reticentes, y los perciben como una intrusión en su vida diaria. Sin embargo, control significa tanto supervisión como prevención. Los vigilantes saben que ya no están solos en la zona. Siempre hay alguien dispuesto a ayudarles cuando surge un peligro, alguien a quien pueden acudir en caso de tener que enfrentarse a un incidente recurrente.

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